Ein gelungenes Firmenevent ist weit mehr als nur ein Treffen außerhalb des Büroalltags. Es bietet die Chance, Beziehungen zu stärken, die Motivation zu fördern und das Image des Unternehmens nach innen und außen positiv zu beeinflussen. Doch der Erfolg eines solchen Events steht und fällt mit der Wahl der passenden Location. Die ideale Eventlocation zu finden, erfordert mehr als nur eine schnelle Internetrecherche – sie muss die Werte des Unternehmens widerspiegeln und den Anlass perfekt unterstreichen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die perfekte Location für Ihr Firmenevent mieten und welche Faktoren Sie dabei unbedingt beachten sollten.
Warum die richtige Location entscheidend ist
Ein Firmenevent ist nicht nur eine Feier, sondern oft auch ein strategisches Instrument. Ob es sich um eine Produkteinführung, ein Sommerfest, eine Jubiläumsfeier oder ein Incentive-Event handelt – die richtige Location beeinflusst maßgeblich, wie das Event von den Teilnehmern wahrgenommen wird. Eine Location, die zu klein, zu weit entfernt oder unpassend ausgestattet ist, kann die Stimmung dämpfen und sogar das Markenimage negativ beeinflussen.
Eine gut gewählte Location hingegen trägt dazu bei, dass sich die Teilnehmer willkommen fühlen, gerne miteinander interagieren und das Unternehmen mit einem positiven Erlebnis verbinden. Zudem lässt eine professionelle Location Ihre Veranstaltung hochwertig und gut organisiert wirken – zwei Faktoren, die bei Geschäftspartnern und Mitarbeitern gleichermaßen Eindruck hinterlassen.
Ziel und Konzept des Firmenevents definieren
Bevor Sie sich auf die Suche nach der passenden Eventlocation machen, sollten Sie klare Ziele und ein Konzept für Ihr Firmenevent festlegen. Fragen Sie sich:
- Was möchten Sie mit dem Event erreichen?
- Wer ist die Zielgruppe? (Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden)
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Welcher Stil passt zur Unternehmenskultur? (elegant, kreativ, leger, exklusiv)
Ein kreatives Brainstorming mit dem Team kann hier wertvolle Impulse liefern. Erst wenn Sie die Ausrichtung und das Ziel des Firmenevents definiert haben, können Sie gezielt nach einer Location suchen, die das Konzept ideal unterstützt.
Die wichtigsten Kriterien bei der Locationsuche
1. Lage und Erreichbarkeit
Die Anreise zur Eventlocation sollte für die Teilnehmer so angenehm wie möglich sein. Eine zentrale Lage oder eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sind besonders bei städtischen Firmenevents von Vorteil. Ist das Event außerhalb der Stadt geplant, sollten ausreichend Parkmöglichkeiten sowie eventuell Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe vorhanden sein.
2. Kapazität und Raumangebot
Die Größe der Location muss zum geplanten Event und zur Teilnehmerzahl passen. Ein zu großer Raum wirkt schnell leer und kühl, während ein zu kleiner Raum das Event ungemütlich und beengt erscheinen lässt. Denken Sie auch an verschiedene Raumkonzepte, wie z.B. getrennte Bereiche für Vorträge, Workshops oder ein Dinner.
3. Ausstattung und Technik
Moderne Technik ist bei einem Firmenevent oft unerlässlich. Achten Sie darauf, dass die Location über eine professionelle Ausstattung verfügt: Beamer, Leinwände, Mikrofone, Lautsprecher sowie WLAN gehören heute zum Standard. Auch Beleuchtung und Akustik sollten für den geplanten Rahmen passend sein.
4. Ambiente und Stil
Das Ambiente der Location sollte zur Corporate Identity Ihres Unternehmens und zum Eventanlass passen. Für ein exklusives Gala-Dinner eignen sich historische Schlösser oder elegante Hotels, für kreative Workshops eher ein modernes Loft oder ein Industrial-Style-Eventspace. Das richtige Ambiente unterstreicht die Botschaft Ihres Firmenevents und sorgt für den gewünschten „Wow“-Effekt.
5. Service und Catering
Bietet die Location Inhouse-Catering an oder müssen externe Dienstleister gebucht werden? Gibt es ausreichend Personal für Service, Empfang und Garderobe? Ein professioneller Rundum-Service erleichtert Ihnen die Organisation und sorgt dafür, dass sich die Gäste rundum wohlfühlen. Achten Sie auch auf die Qualität und Vielfalt des kulinarischen Angebots – vom Fingerfood bis zum mehrgängigen Menü.
6. Flexibilität und Individualisierung
Kann die Location auf Ihre individuellen Wünsche eingehen? Viele Anbieter bieten maßgeschneiderte Lösungen an, die es Ihnen ermöglichen, die Räumlichkeiten im Sinne Ihres Unternehmens zu gestalten – sei es durch Branding-Elemente, individuelle Dekoration oder ein flexibles Raumkonzept.
Die Budgetplanung: Mehr als nur die Raummiete
Oft wird bei der Eventplanung die reine Miete der Location betrachtet, doch es kommen viele weitere Kosten hinzu, die in die Budgetplanung einfließen sollten. Dazu gehören unter anderem:
- Technik- und Ausstattungskosten
- Catering
- Personal (Service, Security)
- Event-Dekoration und Branding
- Rahmenprogramm und Unterhaltung
- Eventversicherung
- Transport- und Logistikkosten
Ein transparenter Kostenvoranschlag und ein detaillierter Vertrag mit der Location helfen, unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Achten Sie auch auf versteckte Zusatzkosten, etwa für die Verlängerung der Nutzungsdauer oder eine Endreinigung.
Tipps für die effiziente Locationsuche
Frühzeitig starten
Beliebte Locations sind oft schon viele Monate im Voraus ausgebucht, vor allem zu Hochzeiten wie Weihnachten oder im Sommer. Beginnen Sie Ihre Suche daher frühzeitig, idealerweise mindestens sechs bis neun Monate vor dem geplanten Termin.
Empfehlungen und Netzwerke nutzen
Fragen Sie Geschäftspartner, Kollegen oder Eventagenturen nach Empfehlungen. Oft haben diese wertvolle Tipps für Locations, die nicht direkt auf den großen Buchungsportalen zu finden sind. Auch Bewertungsportale und Erfahrungsberichte können eine gute Orientierung bieten.
Besichtigung vor Ort
Verlassen Sie sich nicht nur auf Bilder und virtuelle Rundgänge – eine persönliche Besichtigung ist unerlässlich. Vor Ort können Sie sich ein Bild von der Atmosphäre, den Räumlichkeiten und der Umgebung machen und offene Fragen direkt mit dem Anbieter klären.
Verträge und Bedingungen prüfen
Lesen Sie den Mietvertrag aufmerksam durch und klären Sie vorab wichtige Punkte wie Stornierungsfristen, Zahlungsmodalitäten und Sonderregelungen. Nur so sichern Sie sich rechtlich ab und vermeiden Missverständnisse.
Fazit
Ein erfolgreiches Firmenevent lebt von einer durchdachten Planung und einer Location, die perfekt zu Ihrem Unternehmen und dem Anlass passt. Ob glamouröse Gala, kreativer Workshop oder lockeres Sommerfest – die Location ist mehr als nur der Veranstaltungsort, sie ist die Bühne für Ihre Botschaft.
Investieren Sie daher ausreichend Zeit in die Suche und Auswahl, um das Potenzial Ihres Firmenevents voll auszuschöpfen. Denken Sie stets an Ihre Zielgruppe, das Eventziel und den gewünschten Eindruck, den Ihre Veranstaltung hinterlassen soll.
Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigen, steht Ihrem erfolgreichen Firmenevent nichts mehr im Weg – und Sie schaffen ein Erlebnis, das Ihren Gästen noch lange in positiver Erinnerung bleiben wird.
